1. Sørg for en oppmerksomhet ved ankomst
Det lille ekstra før oppstart skaper ofte god stemning. Blant klassikerne finner vi merch med selskapets logo eller godteri.
2. Legg inn diskusjon i grupper innimellom
Engasjement er nødvendig uansett hva man vil oppnå. Og voksne folk er ikke vanligvis så veldig godt trent i å sitte og lytte voldsomt lenge av gangen. Gruppearbeid kan gjerne plasseres taktisk i agendaen med tanke på deltagernes energinivå og trenger ikke være lenger enn 15 minutter diskusjon og 2 minutter til å presentere per gruppe dersom det er der primært for å holde koken i forsamlingen.
3. Be grupper først velge hvem som skal presentere
Bekymret for at diskusjon i grupper ikke skal gi fornuftig resultat? Be gruppene innledningsvis bestemme hvem som skal presentere resultatet. Vedkommende vil naturlig sørge for en viss struktur og kvalitet i arbeidet.
4. Start med “forventningsrunden”
En klassiker blant konsulenter og erfarne ledere. Ved første anledning tar man runden rundt bordet og ber folk dele sine forventninger til samlingen. Disse noteres slik at alle kan se dem og gås gjennom avslutningsvis.
5. La deltakerne bestemme kjøreregler selv og få laptop og mobil lagt bort
Be folk foreslå regler for samlingen. Mobiler og datamaskiner vil bli foreslått lagt bort. Det er bra, notér det umiddelbart som en kjøreregel. Få gjerne også med at kjøreplanen og tidsgrenser skal respekteres.
6. Vær nådeløs på sluttidspunkter
Du arrangerer – tidsoverskridelser kommer til å slå tilbake på deg. Kutt diskusjonen når tiden er ute uansett hvordan det ligger an, stopp presentasjoner nådeløst når de ikke kan fortsette lenger. Dersom kjøreplanen må justeres så bør det være synlig før man er på overtid. Grip inn og gjør justeringer slik at ingen sitter og tripper fordi det egentlig er slutt.
7. Ha spørsmål klare til “Q&A”-deler på slutten av større innlegg
Husk å notere minst 2 spørsmål underveis mens noen presenterer. Bruk disse til på sparke i gang Q&A – du kommer til å trenge de.
8. Be grupper lage slides – ikke flipovers som ingen forstår
Grupper som diskuterer bør ikke slippe unna med uforståelige flipoverark som du må tyde og renskrive i etterkant. Be folk notere på en ferdig mal som deles når diskusjonen starter slik at resultatet enkelt kan deles i samlet presentasjon etterkant.
9. Ha en parkeringsplass klar til når diskusjonen sklir ut
Titt og ofte kan praten dra i vei i en retning som ikke er relevant eller åpenbart ikke er spesielt fruktbar. Ha et synlig sted – f.eks. på et whiteboard – klart for å parkere ting som (kanskje) skal plukkes opp igjen på et senere tidspunkt.
10. Kjør en ekstra pause hvis du ser at gruppen sliter
Hvis for eksempel folket 30 minutter etter lunsj ser ut som de er et helt annet sted enn i rommet så kan det være like greit å fyre av en liten pause. I strategisamlingsjargong ofte kalt “en kjapp bio-break”. Normalt sett bør dette få opp energinivået og gi et bedre sluttresultat enn om man kjemper seg gjennom uten stans.
11. Ta notater underveis for å sikre en perfekt avslutning
Fra første minutt bør du notere hovedpunkter i innlegg og diskusjoner med tanke på at du skal “samle trådene” til slutt. Pass på å få med noe fra alle presentasjoner og grupper. Dersom hensikten med samlingen primært var forankring kan dette siste innlegget ikke bare vise at du har fulgt godt med og har full kontroll, men også at alle er enige i strategien.